Documento de Word compartido en línea
¿Buscas una forma de colaborar con otros en un documento de Word? Si es así, puedes hacerlo muy fácilmente en el propio Word. Esta función existe desde hace un par de versiones de Office y funciona incluso si la parte receptora no tiene Word instalado en su sistema.
Ten en cuenta que para empezar a compartir documentos en Word, tienes que guardar tus documentos en la nube. No todos tus documentos, pero al menos el que se va a compartir. Eso significa que primero tienes que configurar una cuenta de OneDrive y luego iniciar sesión en tu cuenta de Microsoft desde Word.
Una vez guardado y subido a la nube, vuelve al cuadro de diálogo Compartir y ahora podrás invitar a gente a unirse. Escribe una dirección de correo electrónico, elige si pueden editarlo o sólo verlo y luego incluye un mensaje opcional.
Haz clic en el botón Editar en el navegador y obtendrás la familiar interfaz de cinta del programa Word de escritorio. El usuario puede editar el documento sin necesidad de tener Word instalado o de tener una cuenta en OneDrive.
Trabajar juntos en documentos en línea
En Mojo, confiamos en las herramientas de colaboración y en las aplicaciones de productividad para hacer más cosas a lo largo del día. Utilizamos una variedad de aplicaciones como Basecamp, Pivotal, Slack y Dropbox para comunicarnos y compartir archivos, notas y tareas. ¿Pero qué pasa con la edición colaborativa de documentos? En este artículo te explicamos cómo hacerlo.
Sencillo: la colaboración. Seguro que has experimentado el torpe y frustrante proceso de editar un documento de Word por correo electrónico entre una o varias personas. Seguir los cambios, reenviar el archivo en un correo electrónico, aceptar los cambios, revisarlos, devolverlos por correo electrónico… etc. ¿Quién tiene la versión más reciente? ¿Dónde está la versión más reciente? En mi experiencia, es lo contrario de un proceso racionalizado.
Drive tiene herramientas de gestión de archivos conocidas, como añadir una nueva carpeta o cargar una carpeta entera. Desde aquí, puedes crear un nuevo documento. También puedes crear una nueva hoja de cálculo (Sheets, similar a Excel) o una presentación (Slides, similar a PowerPoint), pero por ahora nos quedaremos con un documento estándar.
Asegúrate de que el uso compartido de enlaces está configurado como «Desactivado» y que se envía a determinadas direcciones de correo electrónico. Aquí puedes seguir controlando los niveles de acceso, así como enviar una invitación y un mensaje personal directamente a las personas. Haz clic en «Enviar» y recibirán una notificación por correo electrónico.
Documento compartido en línea
Microsoft Office (antes Office Online, también conocido como «Office on the Web») es la oferta gratuita del paquete ofimático más popular del mundo. Una cuenta de Microsoft es todo lo que necesitas para acceder a casi toda la gama de aplicaciones de Microsoft Office. Office Online permite acceder a Word, Excel, PowerPoint, OneNote y Outlook, así como a Sway y a otras muchas herramientas.
Por ejemplo, el número de plantillas disponibles es reducido. Además, puedes utilizar los estilos integrados, pero no puedes crear los tuyos propios. Office contiene una serie de estas «medias características» que encontrarás de vez en cuando. Algunas son insignificantes. Otras pueden ser enormemente frustrantes: te estoy mirando a ti, Formato de fusión.
El procesador de textos es excelente, con un montón de opciones de edición, organizadas en una barra lateral sucinta y estéticamente agradable. Casi todo lo que puedes hacer en Word se puede hacer en Zoho, desde añadir un encabezado y un pie de página hasta publicar directamente un documento en tu blog.
También cuenta con opciones avanzadas, como la fusión de correo y la compatibilidad con la firma electrónica. Otra característica muy útil es el chat Zoho integrado, para que puedas chatear con tus colaboradores mientras trabajas.
Colaboración en Word sin onedrive
En muchas áreas -por ejemplo, cuando se trata de formatear texto, listas con viñetas, encabezados y pies de página, etc. – Word Online es una herramienta muy útil. En este tipo de funciones básicas, Word Online y Docs funcionan igual de bien. Por supuesto, sería demasiado tedioso enumerar cada una de las funciones y buscar diferencias detalladas y matizadas entre ellas. En su lugar, he decidido limitarme a estas doce funciones en las que he encontrado diferencias significativas entre las herramientas.
En Word Online, puedes insertar imágenes en un documento de dos maneras: cargándolas desde un dispositivo como un cuaderno, o buscando en línea. He investigado y no parece que sea posible insertar imágenes directamente desde el almacenamiento en la nube OneDrive de Microsoft.
En Word Online, puedes utilizar colores para resaltar el texto. Después de seleccionar un texto, puedes cambiar el color del propio texto a uno de los colores dados en la paleta de colores por defecto, o puedes resaltar el fondo del texto con una selección de colores similar a los marcadores de resaltado. Desafortunadamente, hay incluso menos colores disponibles en la función de resaltado que en la paleta de colores del texto.