Documentos de la secretaría de la empresa
Hay ciertos documentos empresariales que la ley exige que tenga a mano para su empresa y otros que son simplemente una buena práctica para conservarlos. Asegurarse de que dispone de métodos y herramientas eficaces de gestión de documentos puede ayudarle a tenerlos cuando los necesite.
Reference.com define los documentos empresariales como los archivos que una empresa tiene relacionados con transacciones tanto internas como externas y que pueden ser electrónicos o físicos. Los documentos empresariales pueden servir para muchos propósitos, como mantener la conformidad, proporcionar gobernanza, proteger la integridad de su organización y otras razones.
Sin embargo, puede ser difícil saber qué documentos debe conservar y cuáles puede descartar. A modo de orientación, hemos elaborado esta lista de algunos de los documentos empresariales más importantes que debe tener a mano en su organización.
Todos los empleados que contrate también le proporcionarán documentación que muestre las condiciones de su puesto y empleo, incluida la descripción del trabajo, el salario, las condiciones, etc. Esta documentación debe guardarse junto con los documentos empresariales importantes.
Tipos de documentos administrativos
Aunque la gestión de los registros de una empresa no es un centro de beneficios, su manejo incorrecto puede dar lugar a sanciones económicas o a litigios. Mantener unos buenos registros ayuda a las empresas a proteger la memoria institucional y a conservar las pruebas de las actividades, transacciones y decisiones. Un sistema eficaz de gestión de registros puede ahorrar dinero en almacenamiento y mejorar la eficiencia de una organización. Aplique un plan sólido de gestión de registros antes de que sea demasiado tarde.
En este artículo encontrarás todo lo que necesitas saber sobre la gestión de archivos: aprende las bases de un buen programa de gestión de archivos, cómo implementarlo, por qué debe formar parte de cualquier empresa y quién debe participar en el proceso. También hablaremos del ciclo de vida de la gestión de archivos y, de paso, los expertos aportarán sus consejos.
La gestión de archivos (RM), también conocida como gestión de archivos e información (RIM), es una función organizativa responsable de la creación y el mantenimiento de un sistema para tratar los archivos a lo largo del ciclo de vida de una empresa. La GR incluye todo, desde la creación de un registro hasta su eliminación. Esencialmente, comprende todo lo que forma parte de una transacción comercial.
Documento simple
La lista anterior no se considera exhaustiva. Los documentos de personal también son organizativos y administrativos. Se trata de tarjetas, certificados, declaraciones, pliegos de condiciones. Separe el protocolo. Combina las características de una información de referencia y de un documento administrativo.
Cada uno de los actos anteriores actúa como portador de información específica. De acuerdo con ello, contiene un conjunto de componentes cuya finalidad no puede calificarse de inequívoca. Algunos elementos incluyen información que refleja los fenómenos en los que se compilan los documentos. Otros componentes llevan información sobre el propio acto, actuando como sus atributos obligatorios. En cada empresa concreta, el procedimiento según el cual se lleva a cabo la ejecución de los documentos organizativos y administrativos se determina en las instrucciones de papeleo. La empresa lo elabora de forma independiente, teniendo en cuenta los requisitos de la ley.
En el texto del documento, por regla general, se distinguen dos partes interdependientes: la constatación y la administrativa. La primera sirve de introducción a la esencia del asunto en cuestión. Es necesario justificar los motivos de la elaboración del documento. Por ejemplo, aquí se pueden enumerar los acontecimientos, los hechos, se puede relatar una orden de una estructura superior, para cuya aplicación se aprueba este acto. En este caso, se pueden indicar los datos de referencia (búsqueda). La parte de constatación no se considera obligatoria si no es necesario aclarar los motivos de la adopción del acto. La principal carga semántica recae en la parte administrativa. Se presenta en forma de relato.
Tipos de documentos
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