Documentos del proceso de compras

Documentos de contratación pública

La documentación de la contratación pública se define de forma amplia para incluir «cualquier documento elaborado o mencionado por el poder adjudicador para describir elementos de la contratación o del procedimiento, incluidos el anuncio de licitación, el anuncio de información previa cuando se utilice como medio de convocatoria de licitación, las especificaciones técnicas, el documento descriptivo, las condiciones propuestas para el contrato, los formatos para la presentación de documentos por parte de los candidatos y licitadores, la información sobre las obligaciones generalmente aplicables y cualquier otro documento adicional».

En esta sección se explica la nueva obligación de poner a disposición los documentos de la contratación por vía electrónica (véase también la contratación electrónica) y las normas nuevas y modificadas sobre el empaquetado de los contratos («loteo»), los pliegos de condiciones, las condiciones del contrato y la resolución del contrato.

La normativa exige que los pliegos de la contratación estén disponibles en formato electrónico a partir de la fecha de publicación de un anuncio del DOUE (o de la fecha de envío de una invitación a confirmar el interés cuando se utilice un PIN como convocatoria de licitación).

Cinco documentos utilizados en la práctica de las compras

Son muchos los documentos de compra que pasan por la mesa (física o virtual) de un comprador.    La secuencia en la que se intercambian estos documentos es clave para garantizar una transacción eficiente tanto para la organización compradora como para la vendedora.

Y así debe ser.    Pero, en mi trabajo, trato con muchos profesionales de las compras.    Y se sorprendería de cuántos se desvían innecesariamente de esta secuencia y hacen que la transacción de compra/venta sea mucho más difícil de lo que debe ser.

No es que quieran estropear las cosas.    De hecho, puede que estén ejecutando perfectamente un mal proceso.    Por lo tanto, si el proceso es malo, los resultados son malos, independientemente de lo bien que se ejecute el proceso.

En un puesto de ventas, he tenido profesionales de compras que decían «envíame una factura para que pueda crear una orden de compra».    Esto es al revés.    Por su propia naturaleza, una factura es un documento que factura formalmente a un cliente por las mercancías enviadas o los servicios prestados.    Cuando se crea una factura en el sistema de una organización de ventas, representa el dinero que se debe por una venta realizada.    Aparecerá en la cuenta de cuentas por cobrar de la organización de ventas en sus estados financieros.    Los sistemas de algunas organizaciones de ventas ni siquiera les permiten crear una factura sin introducir el número de pedido del cliente.    Esto es problemático cuando la organización compradora cambia de opinión (eso nunca ocurre, ¿verdad? (-; ).    El proceso de creación de una orden de compra de una organización compradora no debería requerir una factura.    Puedo ver que se requiere un presupuesto o una propuesta, pero nunca una factura.

Métodos de adquisición

La finalidad de los documentos de contratación es un aspecto importante del elemento organizativo en el proceso del proyecto. Se refiere a los mecanismos y herramientas de entrada y salida que se ponen en marcha durante el proceso de licitación y presentación de propuestas de proyectos y las facetas de trabajo que componen un proyecto.

Por ejemplo, en un hospital, un responsable de compras necesita adquirir medicamentos e instrumentos quirúrgicos, entre otros. Estos bienes y servicios deben adquirirse al menor coste posible sin que haya un déficit de calidad.

Ejemplos de documentos de contratación

El proceso de aprovisionamiento implica una serie de actividades que se llevan a cabo para garantizar que los materiales necesarios estén disponibles en el momento adecuado y en la cantidad correcta. El aprovisionamiento es una función empresarial estratégica que influye en las operaciones, la cadena de suministro, la calidad, el coste y los beneficios de la mayoría de las organizaciones empresariales. Por lo tanto, es crucial contar con un proceso de aprovisionamiento eficaz.

Un proceso de adquisición eficaz implica comprender y consolidar las necesidades de adquisición de todos los departamentos/unidades de una organización, encontrar proveedores adecuados, evaluar sus condiciones, llevar a cabo negociaciones o licitaciones, identificar al proveedor adecuado, para garantizar la adquisición de bienes y servicios de la mejor calidad a los mejores precios posibles.

Este artículo describe los 9 pasos de un proceso de compra eficaz. Estos aspectos de un buen proceso de adquisición ayudarán a las organizaciones a realizar las actividades clave de adquisición de forma precisa. De este modo, se eliminan las posibilidades de error y se mejora la visibilidad y la coordinación entre todas las partes interesadas, lo que garantiza el éxito del proceso de adquisición.

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