Definición de documento público
Los registros oficiales o transitorios/de conveniencia pueden contener información confidencial. La información confidencial es información de varios tipos que la Universidad recibe y mantiene confidencial a menos que sea ordenada por un tribunal, por el custodio legal de los registros o por otra persona debidamente autorizada para divulgar dicha información. Los ejemplos incluyen: registros de estudiantes, registros médicos, registros de personal, información relacionada con la seguridad, etc. (Véase el Código de Iowa 22.7, Registros Confidenciales.) La facultad y el personal de la Universidad deben determinar si los registros contienen información confidencial al realizar un inventario de los registros departamentales y mantenerlos y eliminarlos en consecuencia.
Los registros oficiales o transitorios/de conveniencia también pueden contener información vital. La información vital se considera esencial para las operaciones de un departamento (y/o de la Universidad) e incluye información que puede evitar que un departamento incurra en una responsabilidad o riesgo grave, o que sería extremadamente costosa de reemplazar. En caso de catástrofe, esta información, si se destruye, dificultaría la realización de las actividades normales de un departamento. El profesorado y el personal de la universidad deben determinar si los registros contienen información vital y mantenerlos y eliminarlos en consecuencia.
¿Qué es un documento público en el derecho de la prueba?
La gestión de documentos, también conocida como gestión de registros e información, es una función organizativa dedicada a la gestión de la información en una organización a lo largo de su ciclo de vida, desde el momento de su creación o recepción hasta su eventual eliminación. La norma ISO 15489-1: 2001 («ISO 15489-1:2001») define la gestión de documentos de archivo como «[el] campo de la gestión responsable del control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y eliminación de los documentos de archivo, incluidos los procesos para capturar y mantener las pruebas y la información sobre las actividades y transacciones empresariales en forma de documentos de archivo»[2].
Los documentos de archivo de una organización conservan aspectos de la memoria institucional. A la hora de determinar el tiempo de conservación de los documentos, es importante su capacidad de reutilización. Muchos se conservan como prueba de actividades, transacciones y decisiones. Otros documentan lo que ha ocurrido y por qué[3] El objetivo de la gestión de documentos de archivo forma parte de la función más amplia de gobierno, gestión de riesgos y cumplimiento de la normativa de una organización, y se ocupa principalmente de la gestión de las pruebas de las actividades de una organización, así como de la reducción o mitigación de los riesgos asociados a ella[4] Las investigaciones recientes muestran los vínculos entre la gestión de documentos de archivo y la responsabilidad en el gobierno[5].
Documento público y documento privado
Los registros públicos son información de acceso público, normalmente recopilada y almacenada por las instituciones gubernamentales. Comprenda mejor la importancia de los registros públicos a través de una lista de varios tipos y ejemplos de su papel en la transparencia gubernamental.
¿Qué son los registros públicos? Imagine que vive en un estado distópico en el que toda la acción del gobierno se mantiene en secreto. No tienes forma de saber lo que el gobierno ha estado haciendo y cómo sus actividades pueden afectar positiva o negativamente a tu vida. Como dice el viejo tópico, el conocimiento es poder. Un gobierno que mantiene toda la información bajo llave ejerce un alto grado de poder sobre sus ciudadanos. La importancia de los registros públicos no puede ser exagerada porque ayuda a garantizar la transparencia y la responsabilidad del gobierno. Entonces, ¿qué es un registro público? Un registro público es básicamente información registrada y almacenada por un gobierno a la que un miembro del público tiene derecho a acceder y revisar. Los registros pueden tener formas tangibles, como papel, fotografías y mapas, o estar almacenados en medios electrónicos, como CD, DVD y bases de datos informáticas. La forma en que se almacena la información no importa realmente, es la naturaleza de la información la que determina si es un registro público.
Ejemplo de documento privado
Los registros públicos son información de acceso público, normalmente recopilada y almacenada por instituciones gubernamentales. Comprenda mejor la importancia de los registros públicos a través de una lista de varios tipos y ejemplos de su papel en la transparencia gubernamental.
¿Qué son los registros públicos? Imagina que vives en un estado distópico en el que toda la acción gubernamental se mantiene en secreto. No tienes forma de saber lo que el gobierno ha estado haciendo y cómo sus actividades pueden afectar positiva o negativamente a tu vida. Como dice el viejo tópico, el conocimiento es poder. Un gobierno que mantiene toda la información bajo llave ejerce un alto grado de poder sobre sus ciudadanos. La importancia de los registros públicos no puede ser exagerada porque ayuda a garantizar la transparencia y la responsabilidad del gobierno. Entonces, ¿qué es un registro público? Un registro público es básicamente información registrada y almacenada por un gobierno a la que un miembro del público tiene derecho a acceder y revisar. Los registros pueden tener formas tangibles, como papel, fotografías y mapas, o estar almacenados en medios electrónicos, como CD, DVD y bases de datos informáticas. La forma en que se almacena la información no importa realmente, es la naturaleza de la información la que determina si es un registro público.