Enviar por correo electrónico un documento de Word en Outlook
Además de la molestia de un mensaje de error y del tiempo perdido trabajando en él, hay otras buenas razones para reducir el tamaño de tus mensajes de correo electrónico y de los archivos adjuntos. Estas razones incluyen mantener las bandejas de entrada limpias si tu servidor Exchange tiene problemas de almacenamiento, la integridad de los archivos y documentos compartidos, y la seguridad, por nombrar algunas.
Si necesitas enviar un archivo muy grande, o muchos archivos pequeños, un truco muy útil es simplemente comprimir el archivo. Esto significa que estás enviando el PDF o PSD real, o lo que sea, pero estás comprimiendo los datos para que el tamaño del archivo sea más pequeño.
En un Mac o un PC (las instrucciones son más o menos las mismas), sólo tienes que hacer clic con el botón derecho (control) en el archivo y seleccionar Comprimir. Esto creará un nuevo archivo en tu escritorio con el mismo nombre y la extensión .zip.
Dropbox es tu todo cuando se trata de compartir archivos. Nosotros guardamos toda nuestra VIDA en Dropbox. Puedes compartir archivos masivos, una carpeta con un millón de fotos, archivos de películas, cualquier cosa que se te ocurra subir.
Otro detalle de Dropbox es una ingeniosa función de seguridad que te permite enviar un enlace explosivo. Esta es una gran manera de enviar un archivo que no puedes enviar de forma segura o práctica por correo electrónico, y no quieres que alguien tenga acceso al archivo durante más de un tiempo determinado.
Ejemplo de correo electrónico con archivo adjunto
Puedes adjuntar cualquier tipo de archivo a un mensaje de correo electrónico. Pero ten en cuenta que, para verlo, los destinatarios generalmente necesitarán tener instalado el mismo programa que utilizaste para crear el archivo adjunto. Por ejemplo, es necesario tener instalado Microsoft Project en el ordenador para ver un archivo adjunto creado en Microsoft Project.
Por esta razón, es mejor adjuntar un formato de archivo que pueda ser leído por cualquiera que reciba su mensaje. Por ejemplo, los archivos en formato de documento portátil (.pdf) pueden ser leídos por casi todo el mundo. Considera la posibilidad de utilizar archivos PDF para tus adjuntos de correo electrónico, especialmente cuando envíes un mensaje a una lista de distribución de correo electrónico o a un grupo grande. A continuación se ofrecen instrucciones para convertir archivos en PDF.
Convertir un archivo a PDF es una de las formas más sencillas de garantizar que los demás puedan ver sus archivos adjuntos. Cualquier persona que tenga instalado el programa gratuito Adobe Reader puede ver un archivo PDF. Hay dos formas básicas de crear un archivo PDF.
Si un archivo PDF no se abre automáticamente al hacer doble clic en él, es posible que tenga que configurar la asociación de archivos. La configuración de una asociación de archivos indica a su ordenador qué programa debe utilizar al abrir un tipo de archivo específico. Para establecer una asociación de archivos para los PDF, haga clic con el botón derecho del ratón en el archivo PDF del escritorio, seleccione Abrir con y, a continuación, seleccione Elegir programa. Seleccione Adobe Reader en la lista de programas, marque la casilla junto a Usar siempre el programa seleccionado para abrir este tipo de archivo y haga clic en Aceptar.
Palabra de diseño de correo electrónico
Para reenviar uno o más correos electrónicos exactamente como fueron enviados, puede «reenviar como archivo adjunto». A continuación se indican los métodos para hacerlo con distintos tipos de software de correo electrónico. Esto es particularmente útil cuando se reenvía el correo electrónico por razones técnicas, por ejemplo, cualquier spam que se haya recibido.
Seleccione el mensaje o los mensajes que desea reenviar. (Puedes seleccionar varios mensajes manteniendo pulsadas las teclas «Shift» o «Ctrl» al hacer clic). A continuación, en la barra de menús de la parte superior de la pantalla, selecciona «Mensaje» > «Reenviar como…» > «Adjunto». El mensaje debería aparecer en el cuadro de archivos adjuntos en un nuevo mensaje. Escribe la dirección de correo electrónico de destino y pulsa «enviar».
Esto es muy fácil utilizando el nuevo sistema de correo web (Squirrelmail). Para reenviar uno o varios correos electrónicos, marque los mensajes que desee reenviar y pulse «reenviar». También debería haber una opción al ver los mensajes individuales para «Reenviar como archivo adjunto». Escribe la dirección de correo electrónico de destino y pulsa «enviar». Si no aparece en la vista de mensajes, ve a Opciones > Preferencias de visualización > Visualización y composición de mensajes > Activar el reenvío como archivo adjunto > Sí > Enviar.
Perspectivas de los apegos
Un adjunto es simplemente un archivo adicional que se envía con un mensaje de correo electrónico. Un archivo adjunto puede ser un archivo de imagen, un documento de Word o uno de los muchos otros tipos de archivo admitidos. Cuando los destinatarios abren el mensaje, pueden hacer doble clic en el archivo adjunto para abrirlo con el programa asignado a ese tipo de archivo en su ordenador. Si no tienen instalado un programa que pueda abrir ese tipo de archivo, es posible que no puedan abrir el archivo adjunto. Ten en cuenta también que algunos proveedores de correo electrónico limitan el tamaño de los archivos que pueden adjuntarse a los mensajes de correo electrónico, mientras que otros bloquean ciertos tipos de archivos adjuntos (como los archivos ejecutables con la extensión .exe) para evitar los virus.
Para adjuntar un archivo a un mensaje de correo electrónico, primero hay que hacer clic en Nuevo en la barra de herramientas de Mail para abrir una nueva ventana de mensaje y, a continuación, hacer clic en el icono Adjuntar después de dirigir el mensaje e introducir un asunto y un texto del cuerpo adecuados.