Word – trabajar juntos
Digamos que queremos colaborar en un Documento con nuestros colegas, y queremos ver si ha sido Compartido, Editado, Renombrado o Restaurado? Una vez que hayamos almacenado nuestro documento en línea, con la función Actividad de archivos compartidos disponible en Microsoft Word 365 podremos ver los cambios de los demás tan pronto como se produzcan. Sólo hay que seguir leyendo para conocer más sobre esta nueva característica.
En primer lugar debemos abrir un Documento que esté guardado en un lugar de Almacenamiento Online como OneDrive. En la imagen inferior he utilizado el comando Abrir y desde el menú desplegable que ha aparecido y bajo el área Abrir he seleccionado mi cuenta personal de OneDrive para abrir un Documento.
Una vez que hemos abierto cualquier Documento Online, en la esquina superior derecha de nuestra aplicación Microsoft Word observamos el comando Compartir y justo al lado, observamos el icono de Actividad, que parece un Reloj. Si pasamos el ratón por encima del icono, aparecerá el Screen Tip que menciona lo siguiente:
Una vez que presionamos el comando Actividad, el Panel de Tareas de Actividad aparecerá a la derecha de nuestra pantalla como se muestra a continuación. En este Panel de Tareas de Actividad, podemos ver Cuándo y Qué cambios se han realizado en este documento y también de Quién.
Documento compartido
Un documento compartido es aquel que permite que dos o más personas puedan abrir y modificar al mismo tiempo. A diferencia de Microsoft Excel, Word no incluye funciones que permitan compartir documentos directamente. Sin embargo, puedes compartir un documento de Word de otras maneras. Por ejemplo, puede enviar un documento de Word en un correo electrónico y permitir que otras personas revisen el archivo; crear un enlace a un documento de Word; copiar el contenido de un documento de Word y utilizarlo en otro lugar; y permitir que usuarios específicos editen un área restringida de su documento.
Seleccione «Comandos que no están en la cinta» en «Elegir comandos de» en la pestaña «Personalizar». Seleccione «Enviar para revisión» y haga clic en el botón «Añadir». Haga clic en «Aceptar» para volver a Word. El comando aparece ahora en la «Barra de herramientas de acceso rápido».
Seleccione «Seguimiento de cambios», «Comentarios» o «Rellenar formularios». Si eliges comentarios, selecciona «Todos» o «Más usuarios» para especificar los usuarios. Resalte las áreas de su documento que desee rastrear o permitir que los usuarios editen.
Documento compartido en línea
En Mojo, confiamos en las herramientas de colaboración y en las aplicaciones de productividad para hacer más cosas a lo largo del día. Utilizamos una variedad de aplicaciones como Basecamp, Pivotal, Slack y Dropbox para comunicarnos y compartir archivos, notas y tareas. ¿Pero qué pasa con la edición colaborativa de documentos? En este artículo te explicamos cómo hacerlo.
Sencillo: la colaboración. Seguro que has experimentado el torpe y frustrante proceso de editar un documento de Word por correo electrónico entre una o varias personas. Seguir los cambios, reenviar el archivo en un correo electrónico, aceptar los cambios, revisarlos, devolverlos por correo electrónico… etc. ¿Quién tiene la versión más reciente? ¿Dónde está la versión más reciente? En mi experiencia, es lo contrario de un proceso racionalizado.
Drive tiene herramientas de gestión de archivos conocidas, como añadir una nueva carpeta o cargar una carpeta entera. Desde aquí, puedes crear un nuevo documento. También puedes crear una nueva hoja de cálculo (Sheets, similar a Excel) o una presentación (Slides, similar a PowerPoint), pero por ahora nos quedaremos con un documento estándar.
Asegúrate de que el uso compartido de enlaces está configurado como «Desactivado» y que se envía a determinadas direcciones de correo electrónico. Aquí puedes seguir controlando los niveles de acceso, así como enviar una invitación y un mensaje personal directamente a las personas. Haz clic en «Enviar» y recibirán una notificación por correo electrónico.
Trabajar juntos en documentos en línea
En las aplicaciones de Office 2016, como Word, Excel y PowerPoint, la coautoría se produce ahora en tiempo real, mientras que antes era algo asíncrono y no tan evidente. Para las personas que trabajan juntas para hacer cosas, esto puede ser una herramienta de colaboración increíblemente eficaz.
Sugerencia: Si eres un directivo, enseña a tu equipo a utilizar la coautoría y establécela como una práctica obligatoria. Una vez superada la modesta curva de aprendizaje, verás que tu producción es mucho más eficiente. Serás una inspiración para otros departamentos y te ganarás la aprobación de tu jefe y de otros líderes de la organización.
Te guiaré por los pasos de alto nivel y describiré cómo es trabajar activamente en el mismo documento con otras personas en tiempo real. Utilizaremos Microsoft Word para este recorrido, pero los pasos son muy similares para Excel y PowerPoint.
Primero tienes que compartir tu documento. Esto es muy fácil utilizando el botón «Compartir» que se encuentra en Microsoft Word 2016 (arriba a la derecha). Te guiará para guardar tu archivo en la nube e invitar a la gente a trabajar en el archivo. Esto sólo significa que se guarda en algún lugar como SharePoint o OneDrive… no en tu propio ordenador personal.